Clase Dos

LA GESTIÓN EN LAS ETAPAS DEL PROYECTO

El concepto del ciclo de vida de un proyecto incluye un conjunto de actuaciones y procesos que deben tenerse en cuenta desde antes de que comience su desarrollo hasta su cierre. 

Observe los siguientes videos para que ilustre mejor el concepto y tenga un punto de partida para el entendimiento de la gestión en las etapas del proyecto.

La Gestión de Proyectos. Reflexiones Metodológicas 2/2.

Que debe saber un gerente de proyectos- PorDionisio Arango Botero.

OBJETIVO GENERAL

Determinar mediante las etapas del proyecto la ubicación y función de la gestión para el 
cumplimiento del objetivo y el alcance del proyecto independientemente de su complejidad.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Mostrar las fases del proyecto en especial el componente de la gestión y su importancia en 
el contexto informático.

Señalar algunas de las habilidades requeridas para la buena gestión de un proyecto.
Precisar como algunos aspectos influencian de forma positiva o negativa la gestión de los 
proyectos.

PRUEBA INICIAL GESTION POR ETAPAS

Fases del proyecto informático

Podemos definir el ciclo de vida del proyecto como las distintas fases que de forma secuencial y en el tiempo todo Proyecto transita, desde la idea inicial hasta la conclusión de todas las actividades del Proyecto. Mediante la división del proyectos en fases, se logra identificar el avance parcial de su desarrollo, para tal fin se citan cuatro etapas fundamentales en un proyecto. 

• Análisis del proyecto. Comprende desde el inicio de la idea, hasta las conclusiones del estudio de factibilidad técnica, económica y financiera.

• Desarrollo del proyecto. Incluye la definición de las características, los objetivos y la programación de las tareas requeridas para el logro de los objetivos fijados previamente.

• Seguimiento. Es el seguimiento aplicado a los procesos proyectados, comienza una vez se inicia el proyecto.

• Evaluación. Mide el grado de alcance de los objetivos y la precisión de la programación.

La gestión de proyecto hace énfasis en todo aquello que debe hacerse para alcanzar los objetivos, dentro de sus acciones las más relevantes son: 

• Planificar

• Programar

• Establecer sistemas de control

• Crear equipos de trabajo

• Comunicar

• Gestionar recursos

Es así como la gestión tiene por lo menos cuatro actividades a realizar en el proyecto

En este orden el procedimiento se realiza teniendo en cuenta los siguientes pasos:

1. En relación con el análisis, el encargado debe tener presente:

• El punto de partida del proyecto

• El contexto

• La situación actual de su organización

• La factibilidad técnica, económica y financiera

2. Frente a la programación, el encargado determina la forma en la cual se alcanzará el 

objetivo, debe incluir:

• Las tareas por desarrollar y sus relaciones

• Los recursos necesarios

• Las responsabilidades

• Los canales y formas de comunicación a utilizar

3. Con respecto al seguimiento, debe:

• Evaluar en qué medida avanza el proyecto, de acuerdo a lo programado

• Responder con prontitud ante los imprevistos

4. En la evaluación, su deber es:

• Aprender de las tareas realizadas

• Aumentar el conocimiento específico sobre la organización

• Registrar datos reales

• Tomar decisiones en función de los mismos

En síntesis, la gestión debe conducir a una visión integral del proceso y evaluar la totalidad de los factores y su importancia en el momento de tomar cualquier decisión.

Ejercicio de Autoevaluación

Habilidades de dirección general

Recuerde. Es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto, con el fin de cumplir sus requerimientos.

Los gerentes de proyectos se enfrentan a problemas constantemente, algunos son sencillos; otros a menudo parecen abrumadores. Algunos exigen acción inmediata, mientras que otros a veces requieren meses o años para resolverse.

El gerente de proyectos es un ingrediente clave en el éxito de un proyecto. Además de

proporcionar liderazgo en la planeación, organización y el control del proyecto, debe poseer un grupo de habilidades que al mismo tiempo infundirán al equipo la seguridad de tener éxito y la certidumbre de ganarse la confianza del cliente. Los gerentes efectivos de proyectos tienen también otros atributos como son: una gran capacidad de liderazgo, capacidad de permitir el desarrollo de las personas, excelentes habilidades de comunicación, buen manejo de relaciones interpersonales, capacidad de manejar el estrés, sagacidad para solucionar problemas y destreza para administrar el tiempo. (Gido y Clements, 2005)

Responsabilidades

• La planeación, donde se define claramente el objetivo del proyecto y se llega a un acuerdo con el cliente o usuario. Luego lo comunica a su equipo de trabajo, encabeza la construcción de un plan en proceso participativo, lo revisa con el cliente o usuario, posteriormente establece un sistema de información de administración para comparar el progreso real con lo planeado.

• La organización, incluye la obtención de recursos para realizar el proyecto. Decide qué tareas se realizan internamente y obtiene un acta de compromiso con el equipo, elige cuáles tareas se hacen por fuera de la empresa y contrata delimitando el alcance de los productos tomando absoluta responsabilidad de lo que suceda en términos del tiempo y el presupuesto. 

• El control, pone en marcha el sistema de información de administración para supervisar el avance de las tareas asignadas e informan el progreso, el programa y los costos. Todo esto es complementar con reuniones periódicas, brindar asesorías con respecto a las acciones correctivas apropiadas y cómo planear las nuevas partes del proyecto. 

Habilidades de Dirección

Los gerentes efectivos de proyectos tienen también otros atributos como son:

• Liderazgo. Motivación hacia una visión en común para dirigir el trabajo en equipo, debe buscar la participación de las personas en las decisiones que les afecte, debe concederles autoridad para tomar decisiones dentro de la asignación de sus responsabilidades, debe inspirar confianza y crear un ambiente de respaldo hacia los estímulos para sobresalir, instaurar un sentido de compromiso de todos los integrantes. Incluye facilitar reuniones y la solicitud de ideas, demuestra y valora los aportes, aprovecha los conocimientos y experiencias y trascender en el tiempo.

• Comunicativas. La comunicación debe ser frecuente y crucial para mantener en marcha el proyecto; permite la identificación de posibles dificultades, problemas o errores y solicitar sugerencias de mejoramiento. Debe manejar su forma oral, escrita y corporal de forma eficaz, debe conservar buenas relaciones interpersonales dentro y fuera de su equipo de trabajo.

• Negociación. Dentro del normal desarrollo del proyecto surgen varios instantes en los cuales un gerente debe negociar, es de aclarar que esta acción también se da en todos los niveles y pueden darse en el ámbito interno o externo del proyecto. Algunos de esos momentos suelen pasara cuando se trata de: definir los objetivos, el alcance, los costos, el cronograma, los términos y las condiciones contractuales, la asignación de tareas y de recursos.

• Solución de problemas. Una buena solución depende de la identificación a tiempo del problema, la dificultad o el error. Todo esto incide en la reducción de costos y depende de una información y comunicación oportuna. Se debe buscar que el equipo trabaje sobre la anticipación de los problemas, los cuales se pueden presentar en dos vías. La primera en relación con la definición del mismo requiriendo diferenciar con claridad entre las causa y efectos, pueden presentarse internamente, externamente, por falta de gestión o por fallos técnicos del proyecto por diversas cosas. La segunda vía puede ser en conexión con la toma de decisiones oportuna.

• Influencia en la organización. Se requiere que las cosas se hagan cuándo y cómo debe ser. Exige para ello la comprensión de la dinámica organizacional sus interrelaciones, mecanismos de poder y políticas.

Algunos otros teóricos describen la capacidad de manejar el estrés, la habilidad para administrar el tiempo y las relaciones interpersonales como elementos claves para dirigir. En consecuencia cuál es la forma correcta para desarrollar las habilidades necesarias para ser gerente de proyectos. Observe la figura 7.

“Un gran Líder es juzgado y medido por la forma en la cual usa sus habilidades y herramientas para 

asegurar la supervivencia y crecimiento de su Pueblo” Proverbio chino

 Otras categorías de las habilidades

Habilidades Técnicas. Conocimiento y pericia en actividades que involucran métodos, procesos y procedimientos. Esto implica trabajar con herramientas y técnicas específicas.

Habilidades Humanas. Habilidad para trabajar con gente, del esfuerzo cooperativo, del trabajo en equipo, de la creación de un ambiente donde la gente se sienta segura y libre de expresar sus opiniones.

Habilidades Conceptuales. Habilidad para ver la “Imagen Completa” (the big picture), para reconocer los elementos relevantes de una situación, y para entender las relaciones entre los elementos.

Habilidades de Diseño. Habilidad para resolver problemas de manera que beneficie a la empresa. Para ser efectivos, particularmente en los niveles organizacionales altos, los gerentes deben ser capaces de más que sólo ver un problema. Si los gerentes solamente ven los problemas y se transforman en “observadores de problemas”, fallarán. Deben tener, además, la habilidad de un buen ingeniero de diseño para generar una solución práctica a un problema.

Administración del Cambio

Siempre van a ocurrir cambios en los proyectos aunque sea muy bien planeados se producen modificaciones. Los posibles cambios más comunes suelen presentarse en relación con:

• El inicio del proyecto y el cliente o usuario

• El equipo de trabajo

• Imprevistos durante el desempeño del proyecto

• Los resultados del proyecto y el cliente o usuario

El gerente debe administrar y controlar tales cambios para que el proyecto no quede fuera de control y su repercusión en el logro del alcance, el costo y el tiempo. Por ejemplo, tomar la decisión de hacer una casa de dos pisos cuando la estructura se ha hecho para un piso.

Por lo general mientras más tarde se haga la identificación de los cambios, mayor será el efecto sobre el logro del objetivo. Para ello al inicio del proyecto es requerimiento esencial el establecer procedimientos de cómo se documentará y autorizará los cambios. Finalmente, el gerente debe tener las capacidades, las destrezas y las habilidades que se muestran en la figura 8.

Es posible que todo proceso de cambio exhorte a la confianza, la libertad y la claridad de lo que se pretende. Se da en diversas etapas y cada una precisa una estrategia diferente, y que siempre manifiesta rechazo, dentro los factores más comunes están:

• El miedo a lo desconocido

• El sentimiento de inestabilidad laboral

• El temor a tener que aprender nuevas formas de hacer el trabajo

• La pérdida de liderazgo

• El temor al incremento de órdenes, normas y controles

• El apego a la tradición y la rutina

Se dice que en el templo de Tebas en Grecia, justo a la entrada esta la frase “Conócete a ti 

mismo”, no ha perdido vigencia y por el contrario cada día es más contundente, cada día es mayor la necesidad de tener un profundo conocimiento de su propia personalidad.

Esto es una invitación para desarrollar una cultura organizacional al interior de los proyectos ólida, firme y propia al cambio favorable hacia el progreso.

LOS MANDAMIENTOS DEL GERENTE

Jeffrery Pinto y Om Kharbunda, describen doce reglas para el gerente de proyectos, a manera didáctica aduciendo leyes bíblicas, y dando un orden prioritario se redefinieron como  “Mandamientos del Gerente de Proyecto”.

Fuente: http://www.dreamstime.com/stock-photo-living-in-a-box-image18507870

1. Liderarás sobre todas las cosas, teniendo la necesidad de ser flexible según lo que se 

presente.

2. Planearás sobre todo, así sea para los paseos de grupo de trabajo o incentivos que se 

quieran dar al grupo del proyecto.

3. Administrarás con eficiencia tú tiempo.

4. No te detendrás con detalles que te hagan perder de vista el propósito del proyecto.

5. Tendrás por encima de todo, la satisfacción del cliente, además no desatender los otros 

componentes que te llevarán al éxito del proyecto; presupuesto, el programa, los criterios 

de desempeño.

6. Motivarás y entrenarás tu equipo colaborador, además debe ser unido, animado y que se conciliador y solucionador de conflictos.

7. No demostrar emociones negativas, las actitudes del equipo se desarrollarán en base a 

estas emociones, por eso demuestre emociones positivas.

8. Nunca sentirse cómodo con la situación del proyecto. Haga preguntas de “que si...”

9. Entenderás a las organizaciones y sus políticas, recordar que las organizaciones utilizan su política para ventaja propia. 

10. Aprenderás a conocer los que participan en la empresa y sus agendas.

11. Existirán conflictos, pero aprenderás a reconocer los conflictos de los equipos de 

proyectos, que siempre existirán estos y serán parte natural del desarrollo del grupo.

12. Comprenderás los problemas, oportunidades y expectativas de un gerente de proyectos.