Clase Cuatro

DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS

Es indudable que la gerencia es el instrumento idóneo y adecuado para para aglutinar recursos y canalizarlos a lo largo de todo el ciclo de vida de los proyectos. Observe el video para que pueda  orientar de la mejor forma el sentido de esta unidad que toca el tema de la dirección y la gestión


  video

https://www.youtube.com/watch?v=KaRII1Nh2j8

OBJETIVO GENERAL

Definir aspectos claves de la dirección de proyectos en el ámbito informático como instrumento para una buena gestión.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Exponer los procesos y sus interacciones dentro del proyecto informático.

• Proponer la adaptación y la organización de los procesos en los proyectos y su gestión.

Procesos e interacción en el proyecto

El cambio y la innovación son dos factores imprescindibles para lograr la apertura de paradigmas en cuanto a las labores de gerencia y coordinación del trabajo en las organizaciones. El cambio se genera en el conocimiento pasado y actual de la organización, aquel que recorre sus orígenes, su historia y su cultura. Este cambio lleva a fraccionar la organización hacia una instancia netamente radical en el reconocimiento y regeneración de procesos. Los procesos son claves de engranaje alrededor de los cuales pululan las ansias en los cambios de gestión en las organizaciones. 

Fuente: http://wwwliderazgo-carmen-jenny-liderazgo.blogspot.com/

Inicialmente, entendamos el concepto de dirección como la acción de dirigir algo hacia 
determinados fines. La dirección de proyectos conduce a la aplicación de conocimientos, 
habilidades, herramientas y técnicas a cada una de las actividades de un proyecto para satisfacer sus requisitos. 

Se transforma en un esfuerzo integrador, visto desde el enfoque sistémico una acción o una falta de esta en una de las áreas afectará a las demás, lo que denota la interacción dinámica entre las mismas. (PMBOK ® Guía, 2003). Dichas interacciones pueden llegar a darse de forma directa y clara o muy sutil pero incierta. Como se ha sugerido anteriormente un cambio en el alcance incide directamente sobre los costos y el tiempo del proyecto. 

Es posible que en la dinámica de las interacciones estas exijan intercambio de objetivos dentro del proyecto, es muy usual que el desempeño y productividad de un área se vea opacado por la necesidad de priorizar sobre una actividad propia de un área diferente, pero que para su ejecución requiere de los recursos de la primera. Son variables dependiendo del proyecto y de la organización.

La necesidad de resolver este tipo de interacción es una de las acciones que debe enfrentar la gestión del proyecto y solucionarla de forma efectiva y proactivamente. La dirección de esta manera debe estar en función de los procesos y sus componentes.

Dirección Y Gestión

Visualizar los procesos, sus relaciones y sus dependencias, es la base para alinear y comprender el conjunto de la actividad del proyecto, medir el rendimiento de la organización e implicar a las personas en la mejora continua de la efectividad y eficiencia, con el fin de apoyar el desarrollo del proceso asistencial.

Fuente: http://t1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcRF2OqJBd9ToAofeR_Zkv_zH5T_BjZ3fylUTPaMvW8CBbl1_muI

Entonces, ¿Qué es un proceso? Este es un conjunto de acciones y actividades interrelacionada quese llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos, resultados y servicios, bajo dos premisas:

1. El equipo de proyecto es el encargado de ejecutar cada proceso.

2. Los procesos se pueden ejecutar varias veces

Los procesos de la dirección y gestión de procesos, básicamente:

• Son comunes a la mayoría de proyecto.

• Se relacionan porque son integradores.

• Tienen el propósito de iniciar, planificar, ejecutar, supervisar, controlar y cerrar un proyecto.

• Interactúan en relación a los alcances, costos y cronograma del proyecto por áreas de conocimiento.

Los procesos de orientados a productos, se centran en:

• Especificar y crear el producto del proyecto.

• Se definen por el ciclo de vida del proyecto.

Tener en cuenta. La dirección y gestión de un proyecto incluye: La identificación de requisitos. Establecer los objetivos claros y posibles de realizar. Equilibrar las demandas de calidad, el alcance, el tiempo y el costo. Adaptar las especificaciones a los planes y el enfoque de las diversas expectativas de los interesados.

Avanzando en el contexto de la gestión de proyectos informáticos y en conexión con la dirección de procesos encontramos que, la función de la gerencia actual tiene el deber ser de:

• Aglutinar. Haciendo que la gente trabaje conjuntamente alrededor de metas y valores en común, bajo una estructura productiva adecuada. Igualmente el aglutinar también se aplica a los demás recursos que demanda el proyecto.

• Integrar. Tanto recursos como áreas para y transformar procesos, darles un valor agregado, asimismo cuando integra personas debe hacerlo independientemente de su posición política, credo, raza, edad, nivel de educación y experiencia mientras se concurra en un haz de voluntades a concretar y coordinar esfuerzos orientados hacia un fin determinado.

• Participar. La movilidad, el dialogo y la capacitación son elementos de una buena gerencia que contribuye con la autorrealización del individuo y las satisfacción de sus aspiraciones.

• Premura. La rapidez del cambio se transforma en una amenaza si no se administra con eficacia y oportunamente. Puede resultar una oportunidad si se aprovecha conduce a la solidez y mayores beneficios en el proyecto.

• Comunicar. Debe ser efectiva en todas las direcciones para permitir la adecuada definición de problemas y una amplia difusión de soluciones.

Interacción entre Procesos

Es indudable que desde un enfoque sistémico todo sistema siempre está en funcionamiento sinérgico para lograr sus objetivos, además cuenta con unos elementos que le dan vida, es por ello que la dirección y gestión de procesos tomado como sistema organizacional, también requiere de por lo menos tres elementos fundamentales, tales como los de la figura 9.

Los insumos o entradas. Son todos los recursos necesarios para cumplir con el alcance del 

proyecto, algunos de ellos pueden ser: 

• Recursos materiales. Maquinaria y equipos, materias primas, tecnología y proceso, energía y combustibles entre otros.

• Recursos humanos. Equipo de trabajo del proyecto, personal vinculado a la empresa, contratación con terceros y expertos.

• Recursos financieros. Capital e inversión de terceros, financiaciones o empréstitos, créditos y cuentas por cobrar.

• Recursos mercadológicos. Requerimientos de los clientes o usuarios, investigación de mercados, otro tipo de información necesaria para llevar a cabo el proyecto.

Las herramientas o técnicas. Consta de todas aquellas metodologías para planeación de proyectos, el conocimiento de las habilidades de los integrantes e interesados del proyecto, sistemas de información de dirección de proyectos y la gestión del valor del trabajo. También puede incluirse en su momento los métodos de selección de alternativas o de personal y el juicio de los expertos.

Tanto las entradas e insumos como las herramientas y las técnicas se combinan para obtener el resultado o salida espera del proyecto, es decir, terminar el proyecto con éxito en términos del alcance, el presupuesto y con el tiempo que se había dispuesto para su ejecución.

Como un elemento adicional y transversal a todo esto siempre estará el control y 

retroalimentación de los procesos.

Los tres elementos de la dirección y gestión de procesos exigen de un ciclo de calidad con el propósito de poder adaptar, aprender y mejorar los resultados continuamente. Los cuales pueden visualizar en la figura 10.

El hacer implica la movilización o ejecución de una acción fomentando su desarrollo a través del equipo de trabajo.

La revisión corresponde a la regulación del trabajo con las técnicas y recursos requeridos, así como el desempeño de sus integrantes.

Adaptar hace alusión a un desempeño de funciones diferentes o formas de actuar y hacer las cosas debido a condiciones adversas en el entorno del proyecto.

Planear es trazar la ruta de todas las actividades a realizar asignado recursos y responsables a 

dichas tareas dentro del proyecto.

El logro de la integración se alcanza mediante la aplicación de los procesos de dirección y gestión del proyecto, organizados en cinco grupos (PMBOK ® Guía, 2003), como lo muestra la figura 11.

Cada uno de estos grupos de procesos está vinculado de acuerdo con los resultados que generan, ya que el resultado o entrega de uno de ellos es el inicio de otro proceso. Por ejemplo, con la carta de compromiso del inicio se procede con la planeación, con la planeación se proveen los recurso de la ejecución, con la ejecución se requiere el control. 

Este último es un proceso repetitivo en la planeación, la ejecución y el cierre.

También es cierto que el cierre de una fase dentro del proyecto brinda los elementos requeridos para el inicio del otro. Por ejemplo, con la aceptación del diseño se puede comenzar la implementación. Lo cual implica la repetición de la integración de procesos.

Proceso de Iniciación

• Autorizan la ejecución formal del proyecto o una fase del mismo.

• Por lo general se realiza fuera de los ámbitos de control del proyecto.

• Se inicia con la documentación de las necesidades o requisitos de la organización.

• La viabilidad se realiza a través de un proceso de evaluación de alternativas.

• Se estable la definición de los objetivos del proyecto

Sus Entradas están definidas en relación con:

• Descripción del Producto

• Plan Estratégico

• Criterios de selección del proyecto

• Información histórica

Sus Salidas se manifiestan en:

• Acta de constitución del proyecto

• Enunciado del alcance del proyecto

• Jefe de Proyecto asignado

• Restricciones

• Supuestos

 Procesos de planificación

Implica hacer lo que antes no se había hecho, esta contiene más procesos que otras, debe estar en concordancia con el alcance del proyecto y el uso de la información. Es un esfuerzo permanente en el proyecto e induce a:

• Planificar y gestionar el proyecto

• Ayuda a recoger la información de varias fuentes de diverso grado de completitud y confianza

• Es un proceso iterativo de control y mejora continua.

• Definen la línea base del proyecto a partir del cual controlar el avance del proyecto.

• Define el plan de gestión del proyecto.

Sus Entradas están determinadas por:

• Acta de constitución

• Enunciado del alcance del proyecto preliminar

Sus Salidas se dan a través de:

• Plan de Gestión del Alcance

• Plan de Gestión del cronograma

• Plan de Gestión de costes

• Plan de Gestión de calidad

• Plan de Gestión de personal

• Plan de Gestión de las comunicaciones

• Plan de Gestión de riesgos

• Plan de Gestión de las adquisiciones

Planear es definir y refinar los objetivos a lograr y trazar el camino necesario para alcanzarlos. Entonces, ¿Qué se debe planificar?

En relación con la planeación del alcance el trabajo que debe ser hecho con la finalidad de obtener el producto de acuerdo con las especificaciones. Se mide contra el plan del proyecto.

La planeación del tiempo incluye todos los procesos necesarios para planear cómo concluir el proyecto en un determinado plazo. Es decir, la definición de las actividades, crear la secuencia de las actividades, hacer la estimación de recursos para cada actividad, elaborar la estimación de la duración de cada actividad, desarrollar del cronograma de trabajo y controlar el cronograma.

Llegar a la planeación de los costos indica planear los costos asociados a la realización de los trabajos y la forma de controlarlos. Tiene como objetivo garantizar que el capital disponible será suficiente para obtener todos los recursos necesarios para que se ejecuten los trabajos del proyecto. 

La planeación de la calidad tiene como objetivo es garantizar que el proyecto se concluya dentro de las cualidades deseadas, garantizando la satisfacción de las necesidades de los interesados. 

Entendiendo por calidad el grado en que un conjunto de características inherentes satisface los requisitos.

En la planeación del talento humano se involucra la identificación, la documentación y designación de las funciones, las responsabilidades y las relaciones jerárquicas del proyecto

El rol de la planeación de la comunicación, incluye los procesos necesarios para asegurar la generación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final oportuna y apropiada de la información del proyecto. Involucra determinar las necesidades de información y de comunicaciones de los stakeholders (personas u organizaciones activamente comprometidas en el proyecto o cuyos intereses puedan ser afectados como resultado de la ejecución o finalización del Proyecto). Ellos precisan que la información, cuándo será producida, quién los producirá y cuándo.

Es vital al planeación del riesgo en cuanto Involucra los procesos relacionados con la planificación, identificación, análisis, respuestas, seguimiento, control de los riesgos. Se pretende aumentar la probabilidad e impacto de los eventos (+) y reducir la probabilidad e impacto de los eventos (-). 

Los riesgos en los proyectos se presentan por la incerteza de ciertos eventos. Involucra la 

anticipación y el tratamiento de los riesgos del proyecto.

Finalmente, la planeación de las adquisiciones, contiene los procesos para comprar y adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo de proyecto para realizar el trabajo. 

La organización puede ser la compradora o la vendedora del producto. Incluye el proceso de gestión de contratos y control de cambios.

Procesos de Ejecución

Administra el proceso de ejecución del proyecto.

Se compone de los procesos utilizados para completar el trabajo definido en el plan de 

gestión del proyecto a fin de cumplir con los requisitos del proyecto.

Este grupo de procesos implica coordinar recursos y personas, así como integrar y realizar 

las actividades del proyecto.

• Su Entrada es el plan de gestión del proyecto (PGP)

• Sus Salidas se presenta en:

• Productos entregables

• Cambios solicitados

• Solicitudes de cambio implementadas

• Acciones correctivas implementadas

• Acciones preventivas implementadas

• Reparación de defectos implementada

• Información sobre el rendimiento del trabajo

 Procesos de Control

Se compone de aquellos procesos realizados para observar la ejecución del proyecto de forma que se pueda identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas, cuando sea necesario. El rendimiento del proyecto se observa y mide regularmente. Incluye controlar los cambios y recomendar las acciones preventivas como anticipación a posibles problemas.

Sus Entradas se definen en:

• Productos entregables

• Cambios solicitados

• Solicitudes de cambio implementadas

• Acciones correctivas implementadas

• Acciones preventivas implementadas

• Reparación de defectos implementada

• Información sobre el rendimiento del trabajo

Sus Salidas se concentran en:

• Solicitudes de cambio aprobadas y rechazadas

• Acciones correctivas aprobadas y rechazadas

• Reparación de defectos recomendada, aprobada y validada

• Actualización al PGP

• Actualización de alcances

• Acciones preventivas recomendadas

• Acciones correctivas recomendadas

• Informes de rendimiento

• Proyecciones

• Productos entregables aprobados

 Procesos de Cierre

Incluye los procesos utilizados para:

• Finalizar formalmente todas las actividades del proyecto o una fase del proyecto

• Entregar el producto terminado a terceros

• Cerrar un proyecto cancelado

• Verifica que los procesos definidos se completan dentro de todos los grupos de procesos para cerrar el proyecto o una fase del proyecto

• Fin formal del proyecto

Sus Entradas son:

• Productos entregables aprobados

• Procedimiento de cierre administrativo

• Procedimiento de cierre de contratos

Sus Salidas se determinan en:

• Producto, servicio o resultado final

• Actualización de: Activo de los procesos de la organización