Clase Siete

Gestión de costos

 Proceso Administrativo

Se definen los planes para asegurar que el proyecto sea terminado con el presupuesto establecido, además de especificar los documentos que sirven como entrada al presupuesto. Además, se deben especificar las herramientas o metodología que serán usadas para administrar el presupuesto.

El plan indicaría factores que causaron el cambio, los resultados de los cambios y los métodos por los cuales los cambios fueron documentados, comunicados y controlados.

Proceso Técnico 

Especifica el presupuesto de varias tareas y actividades.

Proceso de Planeación de las Actividades

Define el plan de recursos, la estimación de costos y el control

Lineamientos generales del Pmbok

La gestión de los costos estructura los procesos necesarios para asegurar que el proyecto se
termina dentro del presupuesto aprobado, sus componentes se pueden observar en la figura 18. 

La gestión de planeación de recursos comprende tanto los recursos físicos, materiales, 

infraestructura, personas como la información que se requiere para la realización de las 

actividades, en qué cantidades y cuándo se requieren. Por ejemplo, los costos de una adquisición pueden vincularse en el momento en el cual se decide la compra o la renta del mismo, cuándo se hará la entrega, y la forma en como se hace el pago para poder registrarlo contablemente.

Cuando se hace la estimación de los costos de los recursos se debe considerar las variaciones que pueden tener algunos de ellos en el momento de su adquisición. Se hace necesario diferencia en una contratación entre la estimación y la fijación del precio, ya que la estimación implica la evaluación cuantitativa, pero la fijación corresponde a una decisión de negociación. También para el proceso de estimación se deben considerar los costos de posibles trabajos adicionales. 

La asignación del presupuesto del proyecto solo puede lograrse cuando se ha desarrollado una previa estimación de costos generales a cada una de las actividades individuales, este permite establecer un plan de referencia para medir el rendimiento.

El control es parte vital de la gestión en todos los procesos, para este caso le permite:

• Supervisar la evolución de los costos y determinar cualquier tipo de variación en el mismo con relación al plan.

• Prevenir cambios inapropiados o no autorizados.

• Informar y efectuar acciones para mantener los costos esperados dentro de los límites del proyecto.

Tener presente. Una respuesta inapropiada a variaciones de los costos, puede ocasionar 

problemas de calidad o en los tiempos asignados a las actividades incurriendo en demoras, o producir un nivel de riesgo alto para la terminación del proyecto.

Cómo reducir costos en el proyecto

Se hace necesario a hacer énfasis en la importancia de minimizar costos en la fase de definición del proyecto, y para ello se tener en cuenta la relación entre coste y tiempo con más detalle. En el momento de planificar un proyecto, la meta fundamental debe ser maximizar la diferencia entre las ganancias descontadas del proyecto y su costo, (Benítez, 2011).

Por ejemplo, considere un proyecto en el que se ofrecen bonificaciones o incentivos, si el proyecto termina antes de una fecha establecida. En este caso, los costos adicionales de reducir la duración del proyecto para cumplir con esta fecha pueden ser mayores que la bonificación que se ganará. Si es así, no tendrá sentido económico reducir la duración del proyecto para obtener el incentivo ofrecido. Al calcular el costo total, el gerente del proyecto debe considerar todos los costos relevantes para encontrar el mejor plan del proyecto informático. Además de los costos estándares, debe considerar los costos de penalización por violar la fecha de entrega establecida, las bonificaciones por terminar antes de esa fecha y los flujos de efectivo. Estos últimos son importantes no sólo para definir el valor del proyecto, sino también para mantener la liquidez de la empresa.

En este contexto la gestión de flujos de efectivos se transforma en una de las funciones del 

gerente de proyectos informáticos. Comúnmente, estos negocian con el cliente un programa de pagos antes de iniciar el proyecto. 

Por ejemplo, considere un proyecto de consultoría planificado para una empresa cliente. Esta 

empresa acuerda con la empresa de consultoría hacer pagos parciales en ciertos eventos (por ejemplo, al presentar determinados informes de avance); en otros mementos (digamos, al final de cada mes) la empresa consultora tiene que pagar gastos como salarios del personal que realiza el trabajo. Suponiendo un valor del dinero en el tiempo positivo (es decir, el dinero vale más hoy que mañana), el gestor del proyecto tratará de programar las tareas del proyecto de manera que los pagos que hace su empresa sean lo más tarde posible, mientras que los ingresos ocurran lo más pronto posible. De esta manera, el gestor espera maximizar el valor presente neto del proyecto informático o alguna meta similar.

Entonces, la gestión de proyectos efectiva requiere decidir los intercambios o relaciones entre el diseño y la definición de un proyecto, y entre el tiempo y el costo de ejecución. Puede ser difícil tomar estas decisiones de costos de oportunidad en especial en un ambiente tecnológico incierto y cambiante.

Es común suponer una relación inversa entre los costos directos de una tarea dada y la duración estimada de esa tarea. Por ejemplo, el gestor del proyecto puede reducir el tiempo necesario para terminar una tarea asignándole más empleados, comprando o alquilando equipo más rápido (supuestamente más costoso), asignando tiempo extra, etc. Esta relación inversa casi siempre se cumple.

Fuentes: http://t2.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcS4dNqLXMdNEV6wKDbpxNFk3eI7IopjLD50JEsvFo5YAm3TzCeOfA

Traer a la memoria. La gestión de Costos lleva a cabo exactamente una planificación de recursos basándose en la estructura de división del trabajo. Ofrece una estimación tan exacta como sea posible de los costos correctos y durante la ejecución del proyecto, el desarrollo de los costos está sujeto a un control permanente.

Gestión del riesgo

El riesgo de un proyecto es un evento o condición que, si ocurre, tiene un efecto positivo o 

negativo sobre los objetivos del mismo. Un riesgo tiene una causa y, si ocurre, una consecuencia. 

Según Riek, se identifican tres tipo de riesgo y los clasificó de la siguiente manera, (Benítez, 2011).

• Riesgo técnico: Es el riesgo asociado con el desarrollo y aplicación de nuevas tecnologías. Es importante entender claramente todos los pasos en un proyecto informático y no “tomar atajos” durante el proceso. También es fundamental la formación en Gestión de Proyectos y la planificación de riesgos.

• Riesgo comercial: Por ejemplo, cuando la tecnología está adelantada o atrasada a su tiempo, pasando por alto efectos secundarios o terciarios, o no se aprecian cabalmente las tecnologías competitivas.

• Riesgo relacionado con el personal del desarrollo de proyecto: Este riesgo está claramente relacionado con asuntos de personal e incluye la pérdida de personal clave y las malas políticas de asignación y programación.

Proceso Administrativo

Se definen los planes de manejo de factores de riesgos asociados al proyecto. Esta parte describe los métodos que serían usados para identificar los factores de riesgo, como fueron evaluados y el impacto potencial de los riesgos identificados.

Proceso Técnico

Identificación del riesgo. Consiste en determinar para cada tipo de riesgo los riesgos concretos que pueden producirse durante el desarrollo del proyecto.

Estimación y evaluación del riesgo. Determina la probabilidad e impacto de cada riesgo 

identificado. La probabilidad puede ser expresada de forma cuantitativa o cualitativa: muy bajo, bajo, moderado, alto o muy alto. El impacto tiene que ver con sus consecuencias catastrófica, seria, tolerable o insignificante, y con la duración de las mismas.

Proceso de Planeación de las Actividades

Planificación del riesgo. Traza un plan para evitar o minimizar la ocurrencia de un riesgo. 

Considerar cada riesgo con probabilidad alta/muy alta a partir de un impacto tolerable y 

moderado a partir de un impacto serio y desarrollar estrategias para gestionar dicho riesgo. Se diseñarán estrategias con tareas específicas para evitar en lo posible la ocurrencia del riesgo. Se diseñarán estrategias con tareas específicas para aplicar a posteriori de la ocurrencia de un riesgo y que tengan como fin minimizar sus consecuencias. Todas estas tareas se engloban y detallan en el Plan de Gestión y Supervisión del riesgo. Control del riesgo. Controla la ocurrencia de riesgos a lo largo del proyecto

El control es parte fundamental y debe centrarse en aspectos como: Asegurar el cumplimiento de las tareas para evitar el riesgo y para minimizar su impacto en caso de que ocurra. Revisar periódicamente cada uno de los riesgos identificados para decidir si su probabilidad de ocurrencia ha aumentado o disminuido. Examinar también si las consecuencias del riesgo cambian. Los riesgos considerados deben ser discutidos en las reuniones periódicas que discuten el progreso del proyecto.

Lineamientos generales del Pmbok

La gestión del riesgo determina los procesos relacionados con la identificación, el análisis y la respuesta a los posibles riesgos del proyecto.

La gestión del riesgo identifica las potenciales fuentes de riesgos y sus correspondientes causas y efectos en el proyecto. Es así como la gestión de riesgos, es el proceso sistemático de identificación, análisis y respuesta a los riesgos del proyecto. Ello incluye maximizar las 

probabilidades y consecuencias de sucesos positivos y minimizar las probabilidades y 

consecuencias de sucesos adversos a los objetivos del proyecto. 

Al cuantificar lo que se pretende es determinar la importancia de cada uno de los riesgos latentes y cual puede llegar a tener mayor probabilidad de ocurrencia en el proyecto. Es decir, el análisis cuantitativo de riesgos tiene por finalidad analizar numéricamente la probabilidad de cada riesgo y sus consecuencias en los objetivos del proyecto, así como también la magnitud del riesgo total del proyecto.

Con respecto a la respuesta lo que se busca es encontrar la forma de solucionar un riesgo y su impacto dentro del proyecto. Por tanto, la planificación de la respuesta a riesgos es el proceso de desarrollar opciones y determinar acciones para incrementar oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. Ello incluye la identificación de sectores y asignación de individuos para tomar la responsabilidad de cada una de las respuestas al riesgo acordadas.

Este proceso asegura que los riesgos identificados son tratados apropiadamente. La eficiencia de la planificación de las respuestas, determinará directamente si el riesgo del proyecto aumenta o disminuye.

A través del control se está haciendo seguimiento constante a los posibles riesgos y retoma 

nuevamente todo el proceso. La supervisión y el control de los riesgos es el proceso que se ocupa del seguimiento de los riesgos identificados, de la supervisión de los riesgos residuales y de la identificación de nuevos riesgos, asegurando la ejecución de los planes de riesgo y evaluando su eficiencia en la reducción de los mismos.

Fuente: http://t3.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcSD4e_dz9GZNmeeVFnEwychEZKFvfahrNZBiVC8N0m_8nAJzFpDUg

• El propósito de supervisar los riesgos se determina así:

• Las respuestas a los riesgos han sido implementadas como fueron planeadas.

• Las acciones de respuestas a los riesgos son tas efectivas como se esperaba o si se deben desarrollar nuevas respuestas.

• Las hipótesis del proyecto aún son válidas.

• Han aparecido u ocurrido riesgos que no habían sido previamente identificados.

Traer a la memoria. La identificación y evaluación sistemática de los factores de riesgo de un proyecto, y la planeación subsecuente para mitigar, aceptar o transferir estos factores de riesgo reduce su probabilidad de ocurrencia e incrementa la probabilidad de éxito del proyecto.

Gestión de comunicación

Proceso Administrativo

Esta parte maneja la comunicación relativa del proyecto. Se definirían los mecanismos de reporte, formas de reporte, información anticipada, mecanismos de intervención, y otras herramientas y técnicas usadas para monitorear y controlar los objetivos del proyecto.

Proceso Técnico

Se describe los planes de documentación para el proyecto. Los planes de documentación 

especificarían los requerimientos de documentación y la importancia referencias, revisiones para la documentación.

Proceso de Planeación de las Actividades

El plan de documentación puede además contener un estilo de guía, convenciones de nombre y formatos de documentación.

 La gestión de las comunicaciones analiza los procesos necesarios para asegurar en tiempo y de forma adecuada la generación, recogida, distribución, archivo y disposición final de la información del proyecto, sus elementos puede observarlos en la figura 20.

En la planificación de las comunicaciones, la distribución de la información, el informar sobre el rendimiento y la recopilación y distribución de la información sobre el rendimiento durante el proyecto. Estos son procesos que proporcionan los enlaces cruciales entre las personas y la información necesarios para una comunicación exitosa.

La distribución de la información es un proceso que pone la información necesaria a disposición de los interesados en el proyecto cuando corresponda. Incluye implementar el plan de gestión de las comunicaciones, así como responder a las solicitudes inesperadas de información.

Los informes de situación Este proceso debe proporcionar información sobre el alcance, el 

cronograma, los costes y la calidad, así como el riesgo e información sobre las adquisiciones.

El proceso de cierre se enmarca en la socialización de los resultados tanto del proyecto como del desempeño del equipo y de cada uno de sus integrantes, recaba aspectos positivos y por mejorar para futuros logros, esto caso de la evaluación de una de las fases o procesos. También es la culminación del proceso proyectual, y el momento de hacer balance del mismo. Durante el cierre se advierte cómo han finalizado y, en especial, si se han alcanzado los objetivos (beneficios) previstos.

Tenga presente. La Gestión de la Comunicación determina la necesidad de Información de los participantes del proyecto y la forma apropiada para proveer dicha información.

Traer a la memoria Comencemos a cavar en este lado de la montaña. Tú y tu cuadrilla comiencen a hacerlo en el otro lado. Cuando nos encontremos en la mitad de ella, habremos terminado el túnel. Y si no nos encontramos habremos cavado dos túneles.